Organizando a papelada: prático de guardar, fácil de achar!

Sabe aqueles momentos enlouquecedores em que temos que procurar documentos, contas, demonstrativos ou notas fiscais, dentre toda aquela papelada que vai sendo acumulada sem muita organização? Uma hora acontece: justo aquele documento que a gente precisa para uma reunião, entrevista, preencher um formulário, renovar um contrato…não acha de jeito nenhum! E toca ir atrás de segunda via, uma trabalheira danada, perda de tempo e até de oportunidades de negócio, para depois achar o que procurava em um cantinho escondido ou em uma pasta caída atrás do armário. Neste artiguinho vamos dar algumas dicas práticas de como fazer a arrumação de sua papelada doméstica de forma eficiente tanto na utilização de seu espaço, como na praticidade para guardar/encontrar o que você precisa.

Existem diversos métodos de organização de documentos. Você pode optar pelo meio virtual – passando todos os documentos, comprovantes, recibos, etc pelo scanner ou tirando fotos e guardando cópias em seu hard drive, CDs ou em um dos muitos espaços disponíveis na internet, como Google Docs, Evernote, dentre outros – ou, se você for menos tecnológico (a), pode fazê-lo concretamente mesmo, utilizando métodos de organização por CATEGORIAS e DATAS.

Para começar: procure pastas, caixas, arquivos adequados a seu estilo pessoal e ao espaço disponível. Lembre-se que arquivos, caixas e pastas também servirão como itens de decoração, além do aspecto prático da organização!

Quando o assunto for DOCUMENTOS – e aqui você pode até ter cópias virtuais, mas as originais precisam estar em um lugar seguro e de fácil accesso – o ideal é manter uma pasta única para todos os documentos de identificação pessoal, seus e de seus familiares. Nesta pasta ficarão os originais de certidões, carteiras de identidade, carteirinhas de convênio, vacinação, CPF, título de eleitor, recibos de votação e afins, bem como suas respectivas cópias autenticadas. Os passaportes também devem ficar nesta pasta e seria bom ter também guardada uma cópia da página com o número do passaporte e os respectivos dados de validade. Passaportes expirados sem vistos válidos podem ser mantidos para recordação, mas presos com elástico separados do seu passaporte válido para evitar confusão na hora de viajar. Organize os documentos POR PESSOA em sacos plásticos tipo “ziplock” para facilitar na hora da consulta e guarde os sacos em caixas decoradas ou naquelas pastas quadradonas, fechadas com elásticos ou ainda aquelas pastas tipo portfolio, bem chiques, forradas em tecido ou couro com diversos compartimentos fechados com zipper. Seus documentos ficarão bem protegidos e guardados de forma prática para uma consulta rápida. Mantenha esta pasta de documentos em local de fácil acesso para você, mas não para seus funcionários domésticos – dê preferência para gavetas ou armários fechados com chave.

Para guardar recibos de contas, impostos parcelados, MENSALIDADES em geral – como contas de consumo, aluguel, condomínio, cartão de crédito, escolas, cursos, academias, seguro saúde – o ideal é arquivar por MÊS! Isso mesmo! É uma dica de organização do exército que realmente funciona. Você pode ter uma caixa plástica, daquelas transparentes com pastas suspensas e arquivar os recibos das mensalidades em 12 pastas, uma para cada mês ou ainda optar por uma pasta sanfonada com uma etiqueta externa CONTAS/MENSALIDADES/TRIBUTOS. Ao final do ano, é só guardar a caixa/pasta sanfonada do ano que terminou e começar outra para o ano novo. Uma coisa boa que as empresas prestadoras de serviços começaram a fazer é enviar o recibo de quitação  de pagamentos do ANO que passou, que substitui todos os recibos mensais que você guardou no ano. Bom, né? Mas na dúvida, guarde também os mensais, pelo menos por enquanto!

Para itens que prepresentam seu PATRIMÔNIO, trabalhe com CATEGORIASAUTOMÓVEIS (moto e barco também); IMÓVEIS; SAÚDE; ELETRODOMÉSTICOS/ELETRÔNICOS – use aquelas pastas quadradonas tipo escolar, fechadas com elásticos. Nestas pastas que representam patrimônio físico e pessoal, coloque não somente os documentos mais duráveis, como notas fiscais, manuais, certidões, apólices, contratos, como também os recibos de pagamentos, multas e afins que foram feitos em uma única parcela e não correspondem a mensalidades fixas. Na pasta SAÚDE, você pode ir também guardando histórico de exames, diagnósticos, tratamentos, receitas médicas – principalmente no caso de crianças. A declaração de Imposto de Renda deve ter uma pasta específica. Use aquelas pastinhas em “L” ou sacos plásticos A4 transparentes para organizar a documentação do IR de forma ANUAL e vá guardando as pastas/sacos em uma daquelas pastas de plástico que usou para  aorganização de seu PATRIMÔNIO. Quem tem funcionários domésticos pode abrir uma pasta de CATEGORIA chamada FUNCIONÁRIOS, onde são guardados recibos de INSS, fichas cadastrais, atestados, cópia de documentos e afins. Se você tem tempo para caprichar um pouco mais, pode usar caixas ou fichários que colaborem para a decoração, organizando os papéis das categorias PATRIMÔNIO em sacos plásticos – com furinhos para os fichários ou com fecho zip para caixas.

Para as contas que não estão em débito automático, seria legal também ter uma pasta com a etiqueta : A PAGAR. Nesta pasta, que fica sempre sobre a mesa do escritório ou em  uma prateleira bem à mão,  você vai colocando boletos, faturas, carnês e sempre dá uma olhadinha para ver o que está para vencer. Para quem tem muita conta a pagar e não quer se perder com as datas de pagamento: você pode ter uma daquelas pastas sanfonadas com os dias do mês e colocar as contas no espaço de dois dias antes do vencimento.

Se usar este sistema, você terá tudo organizadinho e pouco espaço consumido:

(a) Uma pasta portfolio com todos seus DOCUMENTOS pessoais em uma gaveta ou armário de fácil acesso.

(b) Uma caixa plástica com pastas suspensas ou uma pasta sanfonada POR ANO para recibos de MENSALIDADES. Ao final do ano esta caixa/pasta sanfonada vai para uma prateleira superior ou para o fundo de um armário, onde ficará por 5 anos.

(c) Algumas pastas, caixas ou fichários para as  CATEGORIAS – não mais do que 5 –  que devem estar identificadas com etiquetas e guardadas em local seguro, mas de fácil acesso

Lembre-se ainda – ao descartar contas e documentos – a cada ano você irá descartar as pastas com os recibos com mais de 5 anos – você deve eliminar toda e qualquer referência ao seu nome, endereço e número de documentação, a fim de evitar o roubo de dados pessoais e a utilização em documentos falsos. Se puder, use uma fragmentadora que fará esse trabalho para você de maneira bem eficaz.

Bom trabalho!

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